【ノウハウ】プレスリリースで失敗しないために心掛けたい４つのポイント

前回、誤りのあるプレスリリースを配信してしまった際の「訂正プレスリリース」についてご紹介させていただきました。プレスリリースの種類は数あれど、最も配信したくないプレスリリースですね。

【参考記事】

ミス発覚！プレスリリースに誤りがあった場合の対処法

今回はミス発覚後の対処法ではなく、いかにミスを減らすか、というテーマで当社が実際に行っている方法をいくつかご紹介させていただきたいと思います。

誤りのあるプレスリリースを配信したいためのポイント

１、ｗｏｒｄなどのツールを活用する

２、書き終えた後、日を改めて再度確認する

３、音読して確認する

４、第三者に確認してもらう

おおまかにこの４つの方法を取っています。それでは個別に見てみましょう。

１、ｗｏｒｄなどのツールを活用する

ｗｏｒｄなどの文書作成ツールを利用すると、大抵は誤字や脱字、おかしな表記の箇所を赤ラインや青ラインで示してくれます。単純な誤字や脱字はこれである程度は防げると思います。また、文字数なども表示してくれるので、文章が長すぎたり短すぎるのも防止してくれるかと思います。

ただ、固有名詞や数値などに関しては対応できませんので、それは気を付ける必要がありますね。

２、書き終えた後、日を改めて再度確認する

ストレートに１発で文章を書きあげることができるのはごく稀な話です。大抵の場合は「あーでもない。こーでもない」の繰り返しで、文章を随時修正しながら書き上げていきます。そうなると、文章がつぎはぎだらけのものになり、言い回しがおかしくなってしまったり、同じ表現を連続したり、前後の文章で矛盾が生じてしまう可能性が大きくなります。

頭の中で繰り返し文章を考えていると、脳内で文章に補完してしまうため、自分では分かっているけど人が見たら訳の分からない文章になってしまいがちです。それを防止する方法として、日を改めて確認することをおすすめします。

書いている最中は最良の文章に見えても、時間を置いて冷静に読んでみればおかしな文章に気づきやすくなります。ぜひ日を改めて頭をリフレッシュした状態でチェックしてみてください。

３、音読して確認する

上でも書きましたが、人の脳みそは優秀なもので多少の誤りがあっても補完して読めてしまいます。まして自分が書いた文章であればなおさらです。

それを少しでも解消するのが声を出して読む、という方法です。黙読ではスラスラ読める文章でも音読しようとすると読みづらい箇所はでてきます。変な場所に句読点が入っていて文章のリズムを悪くしていたり、逆に句読点が少なすぎて１文が長くなりすぎる、といったことを改善できるようになる方法です。

４、第三者に確認してもらう

自分で書いた文章はどんなに下手でも読めてしまいます。また、苦労して書いた文章であればあるほど完璧な文章だと錯覚してしまうものだと私は思っています。また、書いた本人は当然ながら予備知識を持った状態で読むことになりますので、文章内での説明不足があったとしても理解できてしまいます。

こうしたことを防止するためには、第三者に確認してもらいましょう。企業のプレスリリースは配信前に上司に確認をとったり、関係部署に回してチェックしてもらうのが普通かと思います。場合によってはＰＲ会社に依頼をして確認をとることもあるでしょう。

分かりづらい表現、説明不足は第三者、特に予備知識のない素人に読んでもらうことで大幅に改善することになるかと思います。

上司に確認してもらうと小言が・・・という場合もあるかもしれませんが、ミスのあるプレスリリースを配信してしまうよりは良いですので、積極的に確認してもらいましょう。

1つのネタで配信できるのは基本的に１回だけです。配信してから後悔のないよう万全の状態で配信するよう心掛けましょう。

#ノウハウ #文章の書き方 #プレスリリースの書き方